De plus en plus d’entreprises utilisent des logiciels de gestion des achats. Cela permet entre autres d’automatiser une bonne partie de la comptabilité et de gagner du temps. Retrouvez dans ce guide les 6 meilleurs programmes actuellement disponibles sur le marché. Mais avant tout, découvrez ce qu’ils représentent réellement ainsi que leur utilité.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des achats ?
Comme son nom l’indique, ce type de logiciel est conçu pour vous aider dans la gestion de tout ce qui se rapporte aux achats au sein de votre société. Pour ce faire, il permet la création de bases données contenant toutes les informations concernant les processus d’approvisionnement. Par ailleurs, il s’adresse aux entreprises de toutes les tailles.
Voici les principales fonctionnalités d’un logiciel de gestion des achats :
- Gestion et suivi des commandes de l’entreprise ;
- Gestion des factures et des paiements ;
- Suivi du budget ainsi que des transactions monétaires ;
- Suivi et gestion des fournisseurs ;
- Suivi des réceptions de commandes et gestion des stocks.
C’est ainsi qu’un logiciel des achats peut vous faire gagner du temps et vous offrir la possibilité de vous concentrer sur d’autres tâches. Retrouvez maintenant les meilleurs programmes disponibles sur le marché.
Ivalua
Ivalua est une option à favoriser pour la transformation digitale du processus d’achat et d’approvisionnement au sein d’une société. Le logiciel est particulièrement facile à utiliser et s’adresse à tous les types d’entreprises.
Voici les fonctionnalités proposées par Ivalua :
- Numérisation du processus d’approvisionnement de la source jusqu’au paiement ;
- Gestion de tous les types de dépenses : investissement, biens indirects, marchandises destinées à la revente ou encore services ;
- Amélioration de la qualité des analyses et des données : assistance virtuelle, grande diversité de tableaux de bord et de rapports prêts à l’emploi ou encore gestion des bases de données des fournisseurs.
En outre, de nombreux analystes du secteur tels que Gartner et Forrester classent Ivalua parmi les leaders du domaine.
Kissflow Procurement Cloud
Le logiciel de gestion des achats KissflowProcurement Cloud s’adresse aux entreprises de toutes les tailles. Il est disponible en plusieurs versions, compatibles avec ordinateur, Android et iOS.
Il propose une large gamme de fonctionnalités destinées à faciliter la gestion des :
- Dépenses et flux de trésorerie ;
- Factures, paiements et reçus ;
- Commandes et achats ;
- Contrats et licences ;
- Demandes de remboursement ;
- Stocks ;
- Sourcing.
Un tableau de bord des activités, des analyses en temps réel ou encore des prévisions sont également disponibles. En outre, le programme permet de mieux évaluer les fournisseurs en fonction de données pratiques telles que la qualité des produits, la ponctualité ou encore les politiques. Enfin, les tarifs de l’abonnement commencent à 1 990 $/mois.
Expeni
Le logiciel de gestion des achats Expeni s’adresse principalement aux petites et moyennes entreprises.
Le programme offre diverses fonctionnalités afin d’aider l’utilisateur à :
- Mieux gérer les commandes, les factures, les fournisseurs, les achats, les dépenses, le sourcing et les réceptions ;
- Contrôler les budgets ;
- Suivre les activités ;
- Traiter les factures et les commandes.
Il est également possible de programmer des alertes ou encore effectuer des recherches filtrées de bons de commandes. Par ailleurs, les utilisateurs doivent payer un abonnement mensuel à partir de 9 $ pour pouvoir utiliser la plateforme.
Promena e-Sourcing
Promena e-Sourcingest un logiciel de gestion des achats basé sur le Web et disponible gratuitement.
Il propose plusieurs fonctionnalités permettant de :
- Gérer un bon nombre d’éléments : achats, enchères, abonnements, site Web, emails, fournisseurs, flux de travail, demandes, bons de commandes, approvisionnement ou encore dépenses ;
- Contrôler les dépenses et les processus d’approbation des achats ;
- Suivre les commandes et les activités grâce à un tableau de bord.
Une historique des transactions, des options de budgétisation et d’étude des risques ainsi qu’une analyse des sorties d’argent sont également disponibles. Enfin, il est possible de programmer des notifications par email.
Quartzy
Le logiciel de gestion Quartzy s’adresse spécifiquement aux laboratoires scientifiques orientés en recherche et développement.
Il met à disposition de ses utilisateurs des fonctionnalités variées destinées à :
- Faciliter la gestion des flux de travail et des stocks grâce à l’automatisation ;
- Aider les techniciens à retrouver des renseignements détaillés sur les produits chimiques et leurs fournisseurs grâce à la recherche filtrée ;
- Analyser les flux de trésorerie et le budget.
Il est par ailleurs possible de programmer l’envoi de notifications en temps réel pour avertir les utilisateurs concernant l’expiration des produits, la quantité de l’approvisionnement ou encore la sécurité des matériaux. Une version gratuite est disponible. Cependant, il est conseillé d’opter pour le mode payant afin de profiter des meilleures fonctionnalités. Les tarifs des abonnements commencent à 69 $/mois.
WebReq
Le logiciel de gestion des achats WebReq a été spécialement conçu pour les sociétés de construction.
Le programme propose des fonctionnalités pratiques visant à :
- Gérerles dépenses et les achats avec un système automatisé : établissement des limites et suivi des commandes ;
- Catégoriser les commandes selon les numéros de série ;
- Conserver des reçus et autres documents ;
- Générer des factures ;
- Gérer les flux de travail ;
- Réaliser des pistes d’audit ;
- Contrôler les budgets ainsi que les dépenses et établir des prévisions ;
- Gérer les fournisseurs.
Le logiciel WebReq n’est pas disponible en version gratuite. Toutefois, il est possible de bénéficier d’une période d’essai gratuit. Les tarifs des abonnements commencent, quant à eux, à environ 15 $ par mois.
Comment choisir un logiciel de gestion des achats ?
Découvrez maintenant les critères à prendre en compte pour choisir un logiciel de gestion des achats.
Les activités et la taille de votre entreprise
Comme vous avez pu le voir plus haut, certains logiciels s’adressent à des entreprises spécifiques. Il est donc important de s’assurer que le programme convienne bien à vos activités et à la taille de votre société avant de faire votre choix.
Les fonctionnalités proposées
Il est également indispensable de savoir si les fonctionnalités proposées correspondent à ce dont vous avez besoin sur le long terme. Que propose le logiciel en dehors de la gestion des achats, des commandes et du sourcing ? Une version mobile est-elle disponible ? Doit-il être connecté à Internet pour fonctionner ?
Les zones accessibles
Certains logiciels fonctionnent uniquement dans des régions définies. Informez-vous donc sur les pays acceptés avant de vous engager.
Les tarifs
Il est aussi important de savoir si les tarifs sont adaptés à votre budget de digitalisation. Examinez toutes les possibilités du marché pour trouver des offres à la hauteur de vos moyens. Il existe même des programmes gratuits comme Promena e-Sourcing. En général, ils proposent des fonctionnalités basiques et pratiques pour commencer.
L’ergonomie et la facilité d’utilisation
Enfin, optez toujours pour les logiciels faciles à prendre en main, notamment s’il s’agit de votre première utilisation. Le logiciel de gestion des achats est un élément important dans la digitalisation du processus de gestion de l’approvisionnement, des commandes et des achats.
Son utilisation favorise un gain de temps considérable, notamment grâce à l’automatisation d’une grande partie de la comptabilité. Les 6 meilleurs programmes du marché ont été présentés précédemment mais vous en trouverez de nombreux autres sur le marché. Tenez compte des critères de base tels que les fonctionnalités disponibles, les tarifs ou encore la facilité de prise en main pour faire votre choix.
Notre recommandation : le logiciel de gestion des achats Mon Intranet
Comme vous l’avez sans doute compris, force est de constater que les logiciels qui vous permettent de gérer les achats n’ont finalement jamais été aussi nombreux qu’aujourd’hui. En revanche, si vous voulez pouvoir mettre toutes les chances de votre côté pour pouvoir arriver à vos fins, alors nous ne pourrions que vous encourager à vous tourner vers le logiciel de gestion des achats Mon Intranet.
En effet, en tout juste quelques mois seulement, ce logiciel de gestion des achats s’est clairement imposé comme une référence dans son domaine. Pour en avoir le coeur net, il vous suffit tout simplement de voir la facilité avec laquelle vous allez pouvoir suivre vos livraisons, mais également demander des paiements à l’ensemble de vos fournisseurs, par exemple. Bien évidemment, si vous avez également besoin d’une solution qui sera vraiment clé en main pour l’ensemble du processus lié à vos bons de commande, cette solution de gestion des achats est également celle dont vous avez besoin ! Ainsi, une fois que vous aurez pu faire un bref comparatif des différentes solutions de gestion des achats, il ne vous restera alors plus qu’à souscrire en ligne…
